法務課・コンプライアンス推進課で契約書審査や法律相談全般に対応
貴社の事業内容について教えてください。
池澤：
京セラドキュメントソリューションズ株式会社は、複合機・プリンター事業を主軸に、ドキュメントに関わるソリューションを総合的に提案する企業です。オフィス向けの複合機やプリンターの他、例えば服の生地に印刷できる捺染インクジェットプリンターなど、商業用・産業用市場向けのインクジェットプリンターも展開しています。また、データを包括的に一元管理することでお客様の生産性や業務効率を向上させるECM※1 / CSP※2ソリューションも提供しています。
※1 ECM（Enterprise Content Management）とは、企業内における情報紙・デジタル文書、画像、音声ファイルなど）の共有、管理、運用を一元化されたシステムで実現するソリューションです。
※2 CSP（Content Services Platform）とは、情報の共有や管理、運用に加え、AI やクラウドなどの最新のテクノロジーにより、企業内の情報から知識の創出を実現するソリューションです。
法務部門の組織体制・業務内容について教えてください。
池澤：
法務知的財産部・業務推進部の下に法務課、コンプライアンス推進課という2つの部署があり、両部署にて契約審査を含めた法務業務を行っています。
法務課では契約審査や法律相談、紛争関係やM&Aの対応、著作権や模倣品対策などの対応を主に行います。コンプライアンス推進課は2025年4月に新設された部署です。個人情報や独占禁止法、贈収賄などコンプライアンス関連の業務を中心にしつつ、契約審査や法律相談といった業務も行っています。
MNTSQは法務課、コンプライアンス推進課で導入しています。
案件管理の煩雑さ・属人化からの脱却が課題
MNTSQ導入前にあった課題を教えていただけますか。
新出：
私たち法務課の中で長年の課題となっていたのは、案件管理のフローが確立できていないという点でした。他社でもよくあることかと思いますが、事業部門から法律相談を受ける際はメールや電話、ビジネスチャットなど経路は様々です。案件記録は台帳を作り、サーバーのフォルダに保管するようにしていたものの、細かいやり取りを記入していくには労力がかかり、漏れも生じます。情報共有や管理の徹底が難しく、良い方法はないかとずっと模索していました。
7〜8年前からその状況は続いていたのですが、その間、システム導入の検討をしてはコスト面などの事情で立ち消えになる、という繰り返しでした。
池澤：
案件の管理フローが確立できていないことで、ナレッジマネジメントにも課題を感じていました。台帳管理をしていても、契約内容に関する細かいやり取りの管理は属人化してしまいます。メールソフトに案件ごとにフォルダを作って格納するなど工夫している人もいますが、私などはあまりの煩雑さに諦めてすべて受信箱に入れていました（笑）。
新出：
私は割合こまめに整理していたほうですが、それでも過去の案件を確認しようとすると、ファイルにパスワードがかかっていてわからなくなってしまったり、経緯を見るのにファイルを一個一個開いて確認しなければならなかったりと、業務の煩雑さは解消できていませんでした。恥ずかしながら事業部門の担当者に「以前の契約書を見せてください」とお願いすることもありましたね。
そのような状況が長く続いた中で、MNTSQはどのように知っていただいたのでしょうか。
池澤：
実は私は2020年に一度転職し、2022年にまた戻ってきたという経緯があります。その前職で、当時の上司がMNTSQの板谷社長と面談をする機会があり、私も興味があったので同席させてもらいました。MNTSQを知ったのはその時です。
そして前職からまた現職に戻ってきてみると、案件管理の課題は依然として残っている状態でした。新出は自分で工夫して業務改善の仕組みを考えるのが得意で、マイクロソフトの自動化ツールであるPower Automateを活用し、ある程度案件管理システムを作っていましたが、それでは対応しきれない部分も残っていたのです。
そこで、私が前職で話を聞き、有用なリーガルテックとして注目していたMNTSQを紹介したところ、新出も興味を引かれ、導入のプロジェクトが動き出した、というのが経緯です。
新出：
当時は世の中全体としてDX化が進んできていたのもあり、法務課全体でDX推進を検討しようという流れが改めて生まれました。
契約書についても、契約締結後の管理は各事業部門に任せていました。しかし、法務課も契約書の管理をしていく必要があると考えていました。とはいえ、契約管理と案件管理の両方となるとPower Automateの機能では限界があるため、これを機に新たなシステムを導入し、しっかり運用体制を整えていくことにしました。
MNTSQ導入の決め手となったのはどんな点でしょうか。
新出：
池澤からMNTSQのことを聞いて、他のサービスも調べてみましたが、契約管理から案件管理まで一気通貫でできるサービスは、当時MNTSQしかないと判断して導入を決めました。
MNTSQ導入で業務量を可視化
事業部門とのコミュニケーションに活用するなどボトムアップで機能の横展開が進む
MNTSQの導入によって得られた成果について教えてください。
池澤：
まずは、管理フローの確立が実現できたことです。それに加えて得られた成果は、契約審査や法律相談の件数が可視化されたことです。契約書に関して以前から台帳管理で件数は把握していて、さほど相違は感じないのですが、法律相談のほうは件数のカウントはしていなかったので、「こんなにあるのか！」と想定外の件数に驚きました。
個人情報や下請法などに関する細かな確認は電話やメールで受け、法務課と事業部門のやり取りで完結することも多いです。会社全体では2,000を超えるMNTSQアカウントを開放しており、そのすべての相談を法務課とコンプライアンス推進課で対応しています。業務量の全体像を把握することができたのは良かった点ですね。
細かな法律相談も含めて案件管理ができるようになり、業務改善や効率化の成果も生まれていますか。
池澤：
過去の案件の経緯を、メンバー間で共有できるようになり助かっています。例えば、「大学の先生と会議をする際にお車代を出したいのですが問題ないでしょうか」と相談を受けて審査をする際には、贈収賄の規定に加えて、過去にはどんなポイントを見て判断したのか確認する必要もあります。そういう時にMNTSQで検索をかければ、これまで他のメンバーが扱った相談も含めて、過去案件を一覧できるようになりました。この点は特に有用だと感じています。
ありがとうございます。また貴社では、MNTSQを通常の契約管理、案件管理に加えて、「事業部門とのコミュケーションツール」として活用していただいていると伺っています。こちらについて詳しくお聞かせいただけますか。
池澤：
何年かに一度、贈収賄に関する講習を、法務課・コンプライアンス推進課が主体となってグループ会社全体に実施しているのですが、その講習の受講管理に、MNTSQの案件管理機能を活用しました。
実施の間隔が大きいこともあり、これまでは過去の経緯を確認するのに苦労していました。
各社の統括担当者と連携しながら、受講率100％を目指して進捗管理をしていきますが、100社近くあるグループ会社すべてとそのやり取りを行わなければならず、加えてグローバルで資料の現地語対応も必要です。前回どのように進めていたのか記録が残っていない部分もあり困ったという経験から、今回はMNTSQで情報を一括管理してみよう、と新出から発案があって導入しました。
新出：
誰がどのように教育部門に依頼したのか、グループ会社との進捗管理はどのように行ったのかなど、前回と同じように進めればよいところは、記録を残すことでスムーズに行うことができます。今回初めて導入したため成果にはまだ言及できませんが、今後間違いなく役に立つと考えています。
池澤：
この試みを参考に、法務課・コンプライアンス推進課の他のメンバーが「個人情報台帳の管理」でもMNTSQの案件管理機能を導入しました。個人情報の台帳管理は、Excelで作成し各事業部門と法務課が年に1回チェックする、という運用体制なのですが、これまでは28の事業部門に対して、法務課からの更新内容チェックの依頼、完了までの進捗管理をすべてメールで行っていました。これもMNTSQの案件管理機能でスムーズになるのではないかと、今年から運用を始めているところです。
現場の皆さんからボトムアップで業務改善の提案がなされ、実行されているのが素晴らしいですね。そこに柔軟な発想でMNTSQを活用いただいて、私たちとしてもこんな活用方法があるのかと学びになります。他にもMNTSQの機能を業務改善に活用されていますか。
新出：
MNTSQで得られるデータと他社ツールを組み合わせて、案件管理の件数や工数の割り出しを行っています。MNTSQによって送られたステータス変更通知のメール情報をPower Automateでリスト化し、案件概要や受付・更新・完了日時を記録しています。さらにPower BIを使って視覚化し、月次の案件数や完了までにかかった期間を把握するようにしています。
先ほど池澤から話がありましたが、MNTSQを導入したことで、これまで把握できていなかった案件数の全体像を見ることができるようになりました。それをさらに細かく、タイムリーに見ていくことで、さらなる業務改善に繋げていけるのではないかと考えています。
現在、当社では全件審査方式を採っていますが、そのプロセスをつぶさに追うことで、法務課が見るべき契約書の基準を作って一部審査方式にできる可能性もあります。また、依頼元の部署別で件数を見て、依頼が多い部署は法務課の担当者を複数割り当てるなど、業務の配分にも活用していきたいと考えています。
多様な形でMNTSQをご活用くださっている貴社として、今後はMNTSQを使ってどのような法務課運営を行っていきたいか、今後の展望をお聞かせください。
新出：
MNTSQで得られるデータを活用することで、様々な形で業務改善を進められると期待しています。今年から導入したばかりでデータの蓄積が少なく精度は十分ではないので、今後も運用を続けていって効果を出していきたいですね。
池澤：
MNTSQを導入して10か月あまり、新出はじめ法務課のメンバーからの提案で、MNTSQのデータを活用した業務改善が少しずつ進んでいます。会社からもMNTSQデータを活用したさらなるDX推進と業務改善が求められており、今後はデータを着実に蓄積して分析の精度を高め、契約審査、案件管理はもちろん法務課全体で業務改善を推進していきたいと考えています。
京セラドキュメントソリューションズ株式会社の皆様、お忙しいところ、貴重なお話をありがとうございました。
