誰がどの分野でも担当できる。法律相談と契約審査が7〜8割を占めるNTNの法務部
MNTSQ 藤井：はじめに、NTNの事業内容と会社の規模感について教えてください。
南里：
弊社は、ベアリングと等速ジョイントを主力に、自動車や産業機械向けの部品をつくっているメーカーです。回転部分の摩擦を減らしたり、エネルギーのロスを少なくしたりする技術を強みとしています。そうした技術を通じて「なめらかな社会」の実現を目指しています。
会社の規模としては、本体で5,000人強です。グローバルに子会社や関連会社があり、全体では2万人を超えます。本体の組織は、大きく3つの事業部門に分かれていて、そこからさらに細かく分かれていく形です。
MNTSQ 藤井：法務部の守備範囲は、どこまでなのでしょうか。あわせて、NTNならではの法務体制についてもお聞かせください。
南里：
本社全体と国内の関係会社が、基本的な守備範囲です。
海外については、独立した法務拠点がある地域では、現地の法務部門が対応しています。ただ、私たちも現地の法務部門と連携しながら、海外の子会社や関係会社から相談を受けることがあります。
知的財産は別の部門が担当しています。契約関係で一緒に取り組むことは多いのですが、組織としては分かれています。コンプライアンスについても、法務部内の別のグループが担当しています。MNTSQを主に利用しているのは、私たちの法務グループです。
法務グループの特徴としては、分野ごとに「この人」という専門担当を置いていません。もちろん、それぞれに得意分野はありますが、基本的には誰がどの分野を担当しても対応できるように、というところを目指しています。
MNTSQ 藤井：事業や分野ごとに担当を固定するのではなく、一人ひとりが幅広く対応できる体制を目指しているのですね。普段の業務では、どのような相談が多いのでしょうか。
南里：
法務グループでいうと、法律相談と契約審査が、ざっくり7〜8割を占めます。
特定の契約が極端に多いわけではありませんが、比較的多いのは、取引を始める前の秘密保持契約、製造過程や付帯業務を委託する際の業務委託契約、顧客との取引基本契約です。このあたりが中心ですね。
DXに乗り遅れてはいけない。情報収集の先で重なった、Notes終息と20〜30秒の検索待ち
MNTSQ 藤井：ここからは、MNTSQ導入の経緯を伺います。そもそも法務のDXに取り組もうと考えたきっかけは、何だったのでしょうか。
南里：
明確なきっかけがあったわけではないんです。数年前、法務にもAI活用を含めDXの流れが来始めているのを我々も感じていまして、それに乗り遅れてはいけないということで、いろいろと情報収集を始めました。まず電子契約の導入を進め、それと並行してリーガルテックについても調べ始めた、という順番です。
3年ほど前には、当時の担当者に東京へ出張してもらい、DXの展示会でいろいろな会社の話を聞いてきてもらいました。そのようなときに、会社全体の動きとして、Notesを終息させるという話が出てきました。これを機に今使っているシステムのリプレイスも一緒に進めようと。この2つの動きが重なって、検討が進んでいきました。
若野：
もともと、AIで契約レビューをする仕組みは取り入れたいと考えていました。むしろ、Notesのリプレイスの必要性が途中から加わった、というイメージです。
MNTSQ 藤井：法務DXへの関心が先にあり、そこへNotesのリプレイスが後から重なったのですね。情報収集を始めた時点で、日々の業務に明確な課題意識はあったのでしょうか。
南里：
明確な課題があったわけではないかなと思います。Notesを10年、20年とずっと使っていて慣れ親しんでしまっていたので、あまり課題を見つけられていなかった、というのが実情です。
もちろん、過去の情報を探すうえで役立っていましたし、退職者が出てもデータを追えていたので、使えてはいたんです。ただ、案件が増えれば増えるほど、過去の情報を探すのは大変になります。海外案件を含め、重要な案件も増えていましたので、一人ひとりの負担は少しずつ上がっていたのかなと思います。
MNTSQ 藤井：Notesの検索では、具体的にどのような不便がありましたか。
八隅：
検索機能がちょっと遅かったですね。数十年使い続けて、かなりのデータが蓄積されていたので、過去の案件を検索しようとすると、20〜30秒待つこともありました。
南里：
検索すると、止まってしまうようなこともありました。一回フリーズするんですよ。待っている間に別の作業をやろうと思えばできますけれど、Notesで仕事が完結している人にとっては、不便ではありました。
決め手は「事業部が使える見やすさ」と、案件管理・契約管理の一元化
MNTSQ 藤井：情報収集を経て、候補はどのように絞り込まれたのでしょうか。MNTSQを知ったきっかけも教えてください。
南里：
本当にいろいろな会社から話を聞き、その中から3社ほどに絞って、いずれもトライアルで実際に試しました。
似ている機能もあれば、違うところもありました。あとは費用面との兼ね合いですね。潤沢に予算をかけられるわけではないので、費用対効果も見ながら検討しました。
若野：
MNTSQは、リーガルテックで調べると出てくるメジャーどころの一角でした。それで、一度話を聞いてみようかなと。
経営法友会のセミナーでも名前を聞いていました。展示会には出展されていなかったので、逆に少し気になったんですよね。そこから問い合わせました。
MNTSQ 藤井：3社を比較するなかで、「ここは外せない」と考えていたポイントは何でしたか。
八隅：
私は、画面の見やすさを重視していました。事業部の方に使ってもらえないと意味がないので、見やすさと使いやすさは外せないと考えていました。
比較表も作りましたが、その中でもMNTSQは画面の見た目がよかったです。余計なものがなく、非常に使いやすいという印象でした。これならNotesから移行しても、そこまで違和感なく使えるんじゃないか、という感触もありましたね。
MNTSQ 藤井：事業部の方が違和感なく使えることは、重要なポイントですよね。Notesでは決裁までシステムの中で完結していたとのことですが、機能面では何を重視されましたか。
南里：
案件管理と契約書管理は、やはり一元で管理したいと考えていました。
例えば、契約書管理だけを社内開発する選択肢もありました。ただ、それでは費用対効果があまりよくなさそうでしたし、利便性も含めて考えると、案件管理と契約書管理の両方に対応できるほうがよいと判断しました。その点で、一気通貫で管理できるMNTSQを選びました。
若野：
Notesからのリプレイスを打ち出していたのも、当時の候補の中ではMNTSQだけだった、というのもあります。
MNTSQ 藤井：UIだけでなく、案件管理と契約管理を一つにまとめられること、Notesからの移行を前提にできることも選定の軸だったのですね。導入プロジェクトのチームは、どのように組まれたのでしょうか。
南里：
当初はもう1人、主担当がいたのですが、途中で転出しまして。そこで、これまでの使い方を把握している経験の長いメンバーと、若手でシステムに強いメンバーをチームに加え、動き始めました。
部門ごとにバラバラだった保管先を一元化。法務部も事業部も同じデータベースから参照可能に
MNTSQ 藤井：ここからは、実際の移行作業について伺います。締結済みの契約書は、これまでどのように管理されていたのでしょうか。MNTSQ導入後の変化とあわせて教えてください。
南里：
これまでは、重要な契約書は法務部で、それ以外は基本的に各事業部で管理していました。複数のデータベースに分かれていたというのが、以前の状態です。
過去の契約書は、おそらく容量の関係だと思いますが、TIFF形式で保存していました。なかには、1ページごとにファイルが分かれているものもたくさんありまして、管理するうえでは、あまり使い勝手のよい状態ではありませんでした。
MNTSQの契約管理を導入してからは、そうした過去の契約書も含めて、「契約書はすべてここに入れてください」という運用に変えました。契約書を管理する主体は、これまでと同じく各事業部です。ただ、保管先をMNTSQに統一したことで、各事業部と法務部が、同じデータベースから必要な契約書を検索・参照できる形になりました。
66,000列のCSV。前例のないデータ量で、過去の相談履歴ごと引き継いだ案件管理のデータ移行
MNTSQ 藤井：案件管理については、過去の相談履歴をメッセージのやり取りごと、MNTSQに移行いただきました。Notes上のやり取りをこれだけ膨大な量のまま次のシステムへ引き継ぐことは、私たちにとっても珍しいものでした。実際の移行作業はいかがでしたか。
八隅：
移行に関する知識もノウハウも、私たちには全くない状態でした。藤井さんはITシステムにも詳しいので、Notesを管理するICT部門とも直接やり取りしていただき、非常に助かりました。
MNTSQ 藤井： 背景を補足すると、Notesから取り出したデータをMNTSQの形式に合わせる必要があったため、NTNのICT部門、NTN法務部、MNTSQの三者で進めましたよね。そこで受け取ったCSVが、66,000列あったんです。MNTSQ社内のエンジニアにも相談しながら、過去の履歴を移行しました。実際に使ってみて、移行前後で違和感はありませんでしたか。
八隅：
比較的古い案件も検索すればきちんと出てきますし、過去の履歴も表示されます。Notesから大きな違和感なく移行できました。
MNTSQ 藤井：移行した過去のやり取りは、現在の実務でも参照されていますか。
若野：
同じ相手先との案件であれば、やはり参照します。特に検索機能が使いやすいので、重宝しています。
MNTSQ 藤井：先ほどのお話で、Notesでは検索に20〜30秒かかることもあったとのことでした。同じ量のデータを入れた現在、検索の速さはいかがですか。
八隅：
今は、まったく遅延なく検索結果が出てきます。検索ワードを入れればきちんと引っかかりますし、かなりよくなりました。
若野：
かえって、ちょっと休む時間がほしいくらいですね（笑）。
MNTSQ 藤井：データを探されるときは、どのような切り口で探すことが多いのでしょうか。
八隅：
検索の切り口としては、相手先や契約書のタイトルが多いですね。Notes時代から入力欄があり、MNTSQにも同じような項目を設けています。
依頼増でも「仕掛かり在庫」は減少。案件処理のスピード向上を定量データで経営へ提示
MNTSQ 藤井：約6,000アカウントでの全社利用にあたり、事業部の皆様へはどのように周知されたのでしょうか。
南里：
まず全社に向けて、いつから切り替えるのか、説明会をいつ開催するのかを案内しました。説明会は、案件管理と契約管理に分けて実施しています。
MNTSQからいただいた資料をもとに、ログインマニュアルや操作マニュアルも作成しました。イントラネットに公開し、誰でも見られるようにしています。
MNTSQ 藤井：新しいツールへの切り替えに、戸惑いなどはありませんでしたか。切り替え直後の案件の動きとあわせて教えてください。
南里：
社員の全員が全員、案内を見ていたわけではないので、切り替えに気づいていない人はちらほらいました。ただ、そこまでネガティブな反応はありませんでしたね。
「どこから入るんですか」という質問はありましたが、使い方がまったく分からないという人はいませんでした。今も「フォームはどれを選べばいいですか」と聞かれることはありますが、「前のほうがよかった」という声は特にありません。
導入直後は依頼案件が減少しましたが、しばらくして周知が進むと、従来の水準に戻りました。その後は増加傾向にありますので、使いやすく、相談しやすい形で利用してもらえているのかなと思います。
MNTSQ 藤井：周知には少し時間がかかったものの、利用そのものに大きな混乱はなかったようで安心しました。法務部と事業部のやり取りや、業務の進め方はどのように変わりましたか。
南里：
大きな進め方自体は、特に変わっていないかなと思います。
ただ、やり取りはMNTSQの中で完結できるようになりました。別途メールを送ったり、電話をしたりするのではなく、基本的にはMNTSQの中で完結できる。これは大きな変化だと考えています。
MNTSQ 藤井：その変化は、なにか数字にも表れていますか。
南里：
導入直後は法務部も操作に慣れていなかったので、すぐに効率化できたわけではありません。法務部では月ごとの依頼件数、完了件数、残っている案件数を集計していますが、案件管理を導入してから半年以上がたち、完了案件の割合が増えてきました。定量的にも効果が出始めているのかな、という認識です。
MNTSQ 藤井：一定期間内に完了できる案件の割合が増えているのは嬉しいですね。その数字は、社内報告などにも使われたりするのでしょうか。
片岡：
件数は社内で報告しています。なかでも見ているのが、「在庫」、つまり仕掛かり案件の数です。月に1回以上報告し、半年ないし1年に1度は集計して、経営にも示しています。
処理が速くなっていると判断できるのは、この在庫が減っているからです。依頼件数は増加している一方で、仕掛かり案件は減っている。案件の回転が速くなっているということです。
MNTSQ 藤井：受け付ける案件が増えているにもかかわらず、残る案件は減っている。だからこそ、処理スピードが上がったと判断できる、ということですね。法務は、問題が起きないこと自体が成果でもあり、取り組みの価値を数字で示しにくい部門だと思います。処理スピードを可視化できたことは、経営への報告という面でどのような意味がありましたか。
片岡：
会社としてAIの活用や電子化などを進めようという動きがありますので、各部門も、何に取り組み、どのような成果が出たのかを示す必要があります。法務部では、「案件処理のスピードをこれだけ上げます」という目標を掲げ、件数を管理してきました。
今のところ、その目標は達成できています。単にリーガルテックを導入したというだけでなく、その結果として案件の回転が速くなったことまで数字で示せる。経営から成果を問われたときに、差し出せる材料が手元にある。この状態をつくれたことが大きいと思います。
業務効率化が生み出す価値ある時間。啓発活動と学習機会の充実で目指す法務部のこれから
MNTSQ 藤井：法務部として、これから取り組んでいきたいことをお聞かせください。
南里：
会社全体として、AIやデジタル技術をどんどん活用していこうという方針があります。なかでも生成AIは、これまで法務との親和性がそれほど高い分野ではなかったと思います。
それが徐々に近づいてきて、法務で活用できるサービスも出てきています。うまく使いこなせれば、業務効率化はさらに進むだろうと思っています。
MNTSQ 藤井：生成AIも活用しながら業務を効率化された先で、生まれた時間の使い道はどうお考えでしょうか。
南里：
まず、業務が効率化されると、時間外労働の削減につながりますよね。そのうえで空いた時間を、これまであまり力を入れられなかった啓発活動や、契約書のひな形整備等に使っていきたいですね。
片岡：
契約書を受け取ったら内容を確認する、不明点などがあれば法務部に相談するという流れを定着させるところから取り組んでいます。
南里：
部門によって意識はさまざまです。契約書をよく扱う部門であれば、自分たちでもある程度確認します。ただ、そうでない部門には、まず法務部へ相談してもらうことから働きかける必要があります。
MNTSQ 藤井：専門的な内容を伝えるだけでなく、その前段階の意識づけについても共有されることは素晴らしいですね。でも、そこまで丁寧に働きかけるには、やはり時間が必要になりますよね。
片岡：
そこが業務の効率化の話につながっています。業務を効率化して時間ができれば、その分、法務部のメンバーもセミナーを受けたり、勉強したりする時間が取れます。そうした時間を生み出せることが大事だと考えています。
NTNの皆様、お忙しいところ、貴重なお話をありがとうございました。
