契約書管理システムとは
契約書管理システムとは、締結後の契約書を安全かつ効率よく管理するための仕組みです。なぜなら、契約書は保管するだけでなく、担当者や管理部門が必要なときにすぐ内容を確認できることが求められるからです。たとえば、PDFをアップロードするだけで台帳を自動作成したり、更新日を通知したりできます。単なる保管庫ではなく、契約業務を支える土台といえるでしょう。
契約書管理の基本業務
契約書管理の基本は、締結後も確認や更新対応が発生するため、「保管・検索・期限管理」の3点に集約されます。たとえば、取引条件を見直す際に過去契約を探したり、更新期限前に解約通知を出したりします。
Excel台帳や紙保管では、台帳への入力ミスや、情報の見落としによる更新漏れが起こりやすい点が課題でした。契約書管理システムを導入することで、こうした手間とリスクを減らすことものが重要です。
契約書管理システムでできること
契約書管理システムでは、契約書のデータ化や自動検索が可能です。AIやOCRで内容を読み取り、情報を効率的に整理できるからです。たとえば、契約相手や締結日で瞬時に検索でき、更新日が近づくと通知も届きます。
一方で、初期設定やデータ移行に時間がかかる場合もあります。導入前の準備も欠かせません。
契約書管理システムを導入しないことによるリスク
契約書管理を紙のままで管理し続けると、破損や紛失のリスクや、担当者の記憶に頼る場面が増えることで情報共有に限界があるため、業務負担やトラブルが増える恐れがあります。
契約期限の更新漏れ
更新漏れは大きな損失につながります。自動更新や解約期限を見逃すと、不利な条件での支払いが続く可能性があるからです。たとえば、価格の交渉機会を逃して割高な条件のまま契約が更新されたり、解約期限を過ぎたために不要なサービスの費用が発生したりするケースがあります。
期限通知がない環境では、契約期限を察知できずに見落としが発生するリスクを抱えます。
契約書検索にかかる業務負担
目的の契約書を探す時間は想像以上に長くなります。フォルダや倉庫を手作業で確認し、条文の一部を確認するだけでも該当箇所を一つずつ開く必要があるためです。こうした作業が積み重なると、本来注力すべき業務に影響します。時間的コストは見過ごせません。
台帳管理・作成の属人化
台帳管理が特定の担当者に依存すると、引き継ぎが難しくなります。マニュアルが整備されていても、実際の更新作業や確認の流れを一部の担当者しか把握していない場合、異動や退職をきっかけに管理が滞るおそれがあります。たとえば、担当者が異動した途端に台帳が更新されなくなることも起こり得ます。組織として安定した管理体制を築く必要があります。
情報漏洩のリスク
契約書には重要な情報が含まれるため、管理方法によっては情報漏洩のリスクが高まります。たとえば、共有フォルダの誤設定で外部閲覧が可能になる事例もあります。アクセス権限の設定に不備があると、重大な問題に発展しかねません。安全対策は欠かせない要素です。
契約書管理システム導入のメリット
契約書管理システムを導入すると、業務効率と安全性が向上します。ここでは具体的な利点を紹介します。
契約書・書類の一元管理
最大の利点は、契約書をまとめて管理できる点です。紙の契約書をデータ化すれば、電子契約だけの契約と同一のシステム上で保管・検索・共有できるため、情報分散を防げます。また、全社員が必要に応じて確認できます。ただし、最初のデータ整理には労力がかかるので、導入時の準備が成功を左右します。
業務対応の効率化
検索や台帳入力が自動化されると、業務は大幅に軽減できるでしょう。たとえば、AIが契約相手や金額を抽出し台帳へ自動的に反映すれば、入力ミスも減らせます。一方で、操作に慣れるまで時間が必要です。研修やマニュアル整備も検討しましょう。
セキュリティ強化と権限管理
アクセス権限を細かく設定できる点も魅力です。部署ごとに閲覧範囲を制限できるため、必要な情報だけを適切に共有できます。たとえば、人事関連契約は限定公開にできます。ログ管理機能があれば操作履歴も確認可能です。内部統制の強化にも役立ちます。
コスト削減
長期的にはコスト削減が期待できます。書類保管のための倉庫費用の削減に加え、契約期限の適切な管理ができることで、更新漏れによる無駄な支払いを防げるでしょう。システム導入は継続的なコスト削減につながります。ただし、システム使用料は発生します。導入の費用対効果を考慮することが重要です。
契約書管理システムの種類
契約書管理システムにはさまざまなタイプがあります。目的に応じて選ぶことが大切です。ここでは代表的な分類を解説します。
契約書管理特化型
契約書管理特化型は、締結後の「保管・検索・期限管理」に機能を絞ったタイプです。契約業務の中でも特に負担が大きい管理業務に対応することを目的としています。たとえば、PDFをアップロードするだけで契約相手や締結日を自動で読み取り、台帳を作成する機能があります。
全文検索に対応していれば、条文の一部からでも探し出せます。ただし、契約書の作成や電子締結までは対応しない製品もあります。まずは管理体制を整えたい企業に向いています。
CLM（契約ライフサイクル管理）型
CLM型は、契約の作成から締結、保管、更新まで一連の流れをまとめて管理できるタイプです。契約業務は複数の工程に分かれていますが、それらを一元管理することで効率化を図れます。たとえば、社内承認フローやレビュー履歴を一画面で確認できます。進捗状況を関係者で共有できるため、確認漏れを防げます。
一方で、多機能な分だけ費用が高くなる傾向があります。契約件数が多く、業務全体を効率化したい企業に適しています。
文書管理型
文書管理型は、契約書だけでなく請求書や社内規定などもまとめて扱えるタイプです。たとえば、部署ごとにフォルダを分け、アクセス権限を設定すれば、全社的な書類管理を見直したい場合に有効です。。全文検索機能があれば、契約書以外の資料も横断的に探せます。
ただし、契約更新通知などの機能は限定的なことがあります。契約管理をきっかけに、社内文書全体を整理したい企業に向いています。
電子契約一体型
電子契約一体型は、契約の締結と管理が1つのシステムで完結するタイプです。締結後の契約書が自動で保管されるため、管理の手間を減らせます。たとえば、署名が完了した契約書がそのまま台帳へ登録され、更新日も自動計算されます。これにより二重入力の負担がなくなります。
ただし、すでに別の電子契約サービスを使っている場合は連携可否を確認する必要があります。新規導入や、連携可能なシステムを一本化したい企業に適しています。
クラウド型とオンプレミス型
契約書管理システムには、クラウド型とオンプレミス型があります。
クラウド型はインターネット経由で利用でき、初期費用を抑えやすい点が特長です。たとえば、月額料金で利用でき、アップデートも自動で行われます。
一方、オンプレミス型は自社サーバーで運用します。自社のセキュリティ基準に合わせやすい利点がありますが、サーバー管理の手間が発生します。自社の体制や情報管理方針に合わせて選ぶことが重要です。
契約書管理システムの選び方
システム選定は、自社の課題に合うのかを見極めることが重要です。機能が多いほど良いシステムとは限りません。
契約業務から必要な機能を決める
システム選定では、まず自社の契約業務を洗い出すことが大切です。課題が不明確なままでは、必要な機能を見極められないからです。たとえば、更新漏れが多いなら通知機能が必須ですし、検索に時間がかかるなら全文検索機能が必要です。いくら多機能でも、使えなければ意味がありません。現在の業務フローを洗い出し、何を改善したいのか整理しましょう。
電子契約や既存システムとの連携可否を確認する
既存システムとの連携は見落とせないポイントです。連携できない場合、手作業が増えて業務負担が大きくなるためです。たとえば、電子契約サービスと自動連携できれば、締結後の契約書管理システムへの登録作業が不要になります。営業管理システムと連動できれば、顧客の契約に合わせたサポートがしやすくなります。
ただし、連携には追加費用がかかる場合もあります。導入前に確認しておくと安心です。
費用と導入効果を踏まえて比較する
費用は重要ですが、それだけで判断するのは危険です。安価でも必要な機能が不足していれば、十分な効果が得られません。たとえば、月額数千円のサービスでも契約件数が多い場合は従量課金で高額になることがあります。無料プランで操作感を試す方法もあります。初期費用、月額費用、削減できる時間やコストを総合的に比べる視点が必要です。
契約書管理システム導入の流れ
新しいシステムの導入は、段階的に進めると成功しやすくなります。ここでは基本的な流れを説明します。
現状の契約書管理を整理する
システム導入前には、現在の管理方法を具体的に確認します。たとえば、書面での契約が何件あるのか、Excelで管理するような台帳は最新かどうかを把握します。また、部署ごとに管理方法が異なる場合は統一が必要です。現状分析を丁寧に行ない、課題を明確にすることで、必要な機能が見えてきます。現状確認を丁寧に行うことが、失敗を防ぐ第一歩になります。
管理体制と運用ルールを設計する
システム導入後は、誰が何を担当するのか決める必要があります。なぜなら、役割が曖昧なままでは、せっかくの更新通知を見落とす恐れがあるからです。たとえば、契約登録担当、期限確認担当などを明確にします。閲覧権限の設定基準も決めておくと混乱がありません。運用ルールを文書化し、社内で共有することが大切です。
導入後の定着と運用を進める
システムは導入して終わりではありません。実際に使い続けてこそ効果が出ます。たとえば、操作方法の研修を行ったりい、問い合わせ窓口を設けたりすると、システムの活用が進みます。定期的に利用状況を確認し、改善点を見つけましょう。運用方法を改善していくことで、契約書管理の精度が高まります。
まとめ
契約書管理システムは、契約書を安全に保管し、迅速に検索し、更新期限を確実に管理するための仕組みです。導入しないままでは、更新漏れや検索の手間、属人化、情報漏洩といったリスクが生じます。
一方で、システムを活用すれば一元管理や業務効率化、セキュリティ強化、コスト削減が期待できます。まずは現状の課題を整理し、自社に必要な機能や連携要件を明確にしたうえで、費用と効果を比較しながら最適なサービスを選びましょう。
契約書管理の効率化や内部統制の強化を進めるには、実績と機能の両面で信頼できるサービスを選ぶことが重要です。「MNTSQ CLM」は大企業での導入実績が豊富で、文書管理やナレッジの共通化に強みがあります。さらに、大手法律事務所監修の契約書雛型や、過去契約を踏まえた条項チェック機能により契約書作成も支援します。契約書管理システムを導入するなら、ぜひ「MNTSQ CLM」をご利用ください。
