法務の担当範囲とは？ 具体的な業務内容を解説
法務の役割は、企業活動の適切な推進と発展を支えることです。契約や知的財産の管理、コンプライアンスチェック、紛争対応などが該当します。
契約の管理
契約の管理は、取引の安全と業務のスピードを支えるために重要です。契約書に定められた条件や期限を正確に把握し、適切に保管・更新することでトラブルを防ぎます。また、必要な契約情報をすぐに確認できる状態にしておくことで、判断や対応が迅速にでき、業務全体の効率向上にもつながります。
知的財産の管理
知的財産の管理は「会社のアイデアやブランド」を守るものです。自社の商標や特許、著作物など適切に守られなければ、他社からの模倣やトラブルを招きかねません。たとえば、新しい商品名を決めた際は、商標の調査をして、必要なら商標登録出願を進めます。他にも社内で作った資料や画像なども、著作権の観点からの利用範囲を確認することも必要です。
コンプライアンスのチェック
コンプライアンスは「法律や社内ルールを守る仕組み」のことです。コンプライアンス違反が起きると信用低下や損害賠償などの問題に発展します。たとえば取適法や個人情報保護、景表法などに触れないかを確認し、規程やマニュアルを整えます。マニュアルを作る際は現場が混乱しないよう、やってよいこと・避けたいことを短い言葉で示すとよいでしょう。
紛争や訴訟の解決・対応
紛争対応は「被害を広げず、会社を守る判断」を支える業務です。感情的な対応をすれば、交渉も不利になります。たとえば取引先からクレームが来た際には、事実確認を先に行い、メールや契約書などの証拠を集める必要があります。
また、弁護士と連携して交渉方針や謝罪の範囲を決めるなど、社内の担当者だけで抱え込まない体制を整えることが望ましいです。
企業の法務部門が抱えている課題
企業の法務部門は、契約の審査から締結までの期間の長期化や属人化など複数の課題を抱えています。
契約審査から締結までの期間の長期化
契約は確認すべき点が多く、手戻りが起きやすいことが課題です。たとえば、契約締結までの業務では、営業が契約書を作成し、法務が赤入れを返却してから契約相手に提出する一連の業務があります。契約相手との合意までに、先方が再修正したものを、再度営業担当と法務で確認する作業が何度も続くことがあります。また、承認ルートが複雑な場合、担当者の数だけ承認の待ち時間が発生します。
依頼受付や相談対応の属人化
法務の業務が属人化していると、担当者ごとに判断基準や知識量が異なり、契約書の品質にばらつきが生じることもあり得ます。また、相談窓口が明確でない場合は、声をかけやすい人やベテランなどの特定の人に相談が集中することもあるでしょう。結果的に、企業としての対応が遅くなり、業務の停滞を招きます。
契約書データの検索性の低さ
法務部門では契約書データを探す時間が長いほど、業務が滞ります。過去の事例を参考にしたくても、肝心の契約書が見つからなければ、過去と同じ確認作業を最初からやり直さなければなりません。また、紙の契約書と電子データの契約書が、それぞれのファイルや共有フォルダに分散して保管されていると、検索に時間がかかります。契約書を探す作業は成果が見えにくいため、改善が後回しにされやすい点も課題です。
進捗状況の把握不足
部門を超えて進捗状況が把握できていなければ、依頼側は不安になって連絡を繰り返し、催促が増えることもあるでしょう。たとえば、営業部門が進捗状況を何度も問い合わせてしまうと、法務部門は回答に追われる間、業務が止まります。案件の担当者、回答期限、もし回答までに時間がかかるならその理由を共有できれば、営業部門も法務部門も確認作業の時間を削減できます。
必要な人材の不足
純粋に人材が足りない場合は、日々の単純作業に追われ、重要な判断に時間を使えない状態になります。法務業務に適した人材が不足している場合は、社員の採用や育成にも時間が必要です。外部弁護士に頼る場合も費用がかかるため、限られた人数で業務を遂行する工夫が必要です。
業務過多の慢性化
多忙な状態が続くと確認が不十分になったり、相談が後回しになったりして、ミスが増えることもあるでしょう。たとえば、締め切りが重なる月末などは、業務が集中しケアレスミスチェックが起きやすくなる時期です。また、残業が増えると体調面の負担も生じやすくなります。業務過多からくるヒューマンエラーを防止し、企業の安全な業務推進のためにも、効率的な法務部の運営が求められています。
法務の業務効率化のために活用すべきリーガルテック
リーガルテックとは契約作成やレビュー、締結、管理などの法務業務を支えるツールのことです。重要な判断は人が行うためにも、リーガルテックを活用することで、法務部門を効率的に改善できます。
契約書の作成・レビューを自動化するツール
契約書の作成・レビュー自動化ツールは、人の見落としを減らし、確認を迅速に行います。よくある条文の抜け漏れや、リスクのある表現を検知します。ただし、ツールの指摘を鵜呑みにするのではなく、最終判断は人が行い、企業内のルールに合うかを確かめてから運用しましょう。
契約締結をオンライン完結させる電子契約サービス
署名から保管までオンラインで完結できる電子契約サービスは「印刷・郵送・押印待ち」を削減できます。たとえば、相手が合意したらメールで署名依頼を送ったり、署名後にすぐ保管へ回せたりします。紙の保管場所も削減可能です。一方で、相手が電子契約に慣れていない場合は説明が必要になります。先方の考え方やツールの利用規約も確認しながら運用しましょう。
契約情報を一元管理するCLM
CLMとはContract Lifecycle Managementの略で、契約情報を一元管理し、検索性の向上や期限管理の効率化を実現する仕組みです。契約書だけでなく、契約期間や更新条件、担当部門などもまとめて管理できます。
必要な情報をすぐ確認できるため、対応遅れや見落としといったリスクを削減できます。たとえば、更新時期が近づいたい契約を一覧化し通知することで、早めの判断や交渉準備も可能です。
法令・判例を迅速に検索できるリーガルリサーチ
リーガルリサーチは、法令改正や判例の情報を探す手間を省略できるツールです。たとえば、個人情報の扱いが曖昧なときも、関連する条文や解説をまとめて確認できます。検索に慣れていない人でも、キーワードから絞り込みやすいのもメリットです。
相談や案件を可視化する受付・管理システム
受付・管理システムは、相談や案件を「誰が、何を、どこまでしたか」を可視化するものです。たとえば、相談フォームから依頼を集め、内容に応じて担当へ自動で振り分けます。進捗状況は画面で確認することができ、依頼側からの確認連絡を減らせるのもメリットです。よくある質問についてひな形を用意しておけば、担当者が疑問を解消するまでの時間を節約することもできます。
法務業務効率化を進める際のリスク
法務の業務効率化は、誤情報や情報の漏れなどのリスクを考慮し、正確性や情報管理、専門性を押さえることが重要です。
情報の正確性を担保しきれなくなる
法務業務を専門性の乏しいツールによって自動化すると、誤情報が混ざる恐れがあります。入力ミスや前提の違いを判断できなかったり、改正前の古い条文やひな形を引用してくることもあるでしょう。契約の当事者の状況や必要な条件が反映されないまま締結に進むことは、企業の安全な業務推進を阻みます。法務部門として最終チェックする担当者を決め、重要項目だけは必ずチェックリストと照合するなどして、最終的な決断は人がすることが重要です。
機密情報・個人情報が漏えいする
法務業務のデータには、契約金額や顧客情報、交渉内容などの機密情報・個人情報が含まれています。万が一情報漏洩が生じた場合は、被害規模が甚大となります。データの共有設定のミスで外部に機密情報が公開されてしまうような事例もありました。アクセス権限を最小限にし、ログを確認できる仕組みにするなど、社外に出す資料のマスキングを徹底する対策が必要です。
ツール依存により専門性が低下する
リーガルテックは便利なツールですが、頼りすぎると人間人の考える力が弱まるのではないかと懸念されています。担当者自身の力で判断したりや説明できなくなったりすると、ツールを利用できない状況が発生した際に困ります。たとえば、ツールでは問題なしと判断されるような場面でも、取引の背景によっては追加条項が必要となることもあるでしょう。レビューの結果は、担当者が自分の言葉で説明できるようにするなど、人材の育成も行いましょう。
法改正への継続的な対応が求められる
法改正が行われた場合、契約内容や運用ルールの見直しが求められます。古い条文や社内ルールのままでは、意図せず法令違反につながる可能性があります。たとえば、個人情報の取り扱い方針を更新しても、契約書の内容が古いままでは整合が取れません。
法改正が行われた際は、ひな形やマニュアルを更新するとともに、利用しているツールが対応しているかも確認しましょう。
まとめ
法務部門は、契約管理や知的財産対応、コンプライアンスチェック、紛争対応など幅広い役割を担います。効率化のためには、リーガルテックの活用による業務の可視化と標準化が重要です。ただし、実際に効率化を進める際は、自社に合った仕組みづくりが欠かせません。
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