法務業務が属人化する3つの理由
まずは、法務業務が特定の人に偏りやすい3つの理由を解説します。
高度な専門性が求められるため
契約書や法律を扱う法務業務は、少しの違いで大きなトラブルに発展します。そのため、法務業務には高い専門性が求められ、これにより担当者が固定化される傾向があります。
たとえば、契約書の一文を読み違えるだけで、会社に不利な条件を受け入れてしまうこともあります。このような背景から、法務業務は案件ごとに特定の人が対応する流れになりがちで、結果として属人化が進みやすくなります。
マニュアルや業務フローの整備が難しいため
業務を文章や図で整理しにくい点も、属人化が起こりやすい理由のひとつです。法務の仕事は案件ごとに状況が異なり、単純な手順に落とし込みにくい傾向があります。たとえば、同じ契約書チェックでも、取引先や条件によって確認すべきポイントは変わります。
そのため、共通のマニュアルを作ろうとしても例外が多く、断念するケースが少なくありません。その結果、ノウハウが各担当者の頭のなかにだけある状態となり、属人化が進みやすくなります。
情報共有・教育の体制が整えられていないため
忙しさのあまり、情報共有や教育が後回しになりやすい点も、法務業務の属人化を招いています。
多くの法務担当者は日々の対応に追われ、情報をまとめたり、後輩に説明したりする時間を確保しにくいものです。そのため、過去の契約の判断理由が口頭でしか伝えられておらず、記録に残っていないケースも多いでしょう。こうした状態では、案件について疑問がわくたびに、担当者を探す必要が生じます。
また、適切な教育が行われないことで新しい担当者が育たず、同じ人に業務が集中し続けてしまいます。
法務業務の属人化により発生するリスク
ここからは、法務業務の属人化が進んだ場合に起こり得るリスクを解説します。いずれのリスクも企業全体に影響を与えるため、軽視できません。
休職や退職により業務が停滞する
特定の担当者しか業務内容を把握していないと、担当者の不在時に仕事が止まってしまいます。業務の進め方や判断の基準が共有されていない状態では、ほかの人が担当者の代わりを務めることは困難です。また、代わりの人が見つかっても、元々の担当者とは異なる判断軸で業務を進めてしまうリスクがあります。
たとえば、急な休職が発生した場合に、契約書の確認方法が分からず対応できないことがあります。その結果、取引開始が遅れると、社内外に影響が広がりかねません。属人化は業務の推進力を大きく下げてしまいます。
ミスが見逃されやすい
特定の人だけが業務を担当していると、視点に偏りが生じ、チェック体制が機能しづらくなります。
たとえば、契約書の作成から確認までを同じ人が行うと、思い込みによる見落としに気づきにくくなります。このような状態が続くと、小さなミスが積み重なり、いずれ大きなトラブルに発展しかねません。
業務フローを改善しにくい
業務フローの改善が妨げられる点も、属人化のデメリットです。業務内容が他者にもわかるように整理されていないと、現行の業務に無駄があるのかも判断できません。
たとえば、「契約書の確認に時間がかかる」という課題があったとしても、担当者が慣れた業務フローを俯瞰できなければ、対策を立てられないでしょう。担当者本人の感覚に頼る状態では、周囲から改善案を出すことは困難です。その結果、非効率なやり方が長く続いてしまうことがあります。
法務業務の属人化を防ぐメリット
法務業務の属人化を防ぎ、判断基準を共有できると、さまざまなメリットが生まれます。
業務の継続性や安定性が高まる
業務内容が共有されていれば、担当者が不在でも、他のメンバーが対応することができます。たとえば、担当者が休んでも、統一された判断のもと契約確認が進み、取引を止めずに済みます。これは外部からの信頼を守ることにもつながります。
部門全体のパフォーマンスが向上する
属人化を防ぐことは、チームとしての対応力が高まることもメリットのひとつです。たとえば、属人化した組織では、特定の人物以外に業務に使う資料やテンプレートなどの保管場所さえ知らないことがあります。保管場所を共有すれば、誰でも業務を遂行できます。知見を共有すれば、結果的に全体のパフォーマンスを向上させることにつながります。
人材育成が推進される
業務内容が整理されていれば、新人に対して段階的な教育を実施することができます。たとえば、新人にベテランの業務水準を共有できれば、今後の目標とすべき業務水準を示すことにつながります。計画的な人材育成をしながら業務の共有ができれば、部門全体で専門性を高めることにもつながります。結果的に、将来を担う人材の育成に役立ちます。
法務業務の属人化を防ぐ方法
ここからは、法務業務の属人化を防ぐ具体的な対策を解説します。いきなり完璧な体制構築を目指すのではなく、自社の課題に合わせて一歩ずつ取り組みを進めましょう。
業務プロセスをマニュアル化する
業務プロセスのマニュアル化は、属人化を防ぐ基本的な対策です。
業務の流れを文章や簡単な図にまとめることで、誰でも業務内容を把握しやすくなります。たとえば、契約書確認の順番や注意点を書き出すだけでも、他のメンバーへの共有や引き継ぎに有用です。
完璧を目指さず、まずは基礎的な業務や情報をアプトプットすることから始めましょう。修正を重ねていけば、よりよいマニュアルを整備することができます
ナレッジの共有体制を構築する
業務に関するナレッジを、チームで共有することも重要です。
担当者の経験や判断を個人だけに留めていると、同様の事例が発生したときに、同じような確認や質問が何度も発生します。一方、過去に注意した契約条件を記録して共有できれば、ほかの従業員も契約内容を同じ基準で確認することができます。
情報を蓄積し共有していけば、業務の質を保ちながら属人化を防ぐことができます。
案件ごとの進捗状況を可視化する
属人化を防ぐためには、業務の進み具合を可視化する必要があります。
誰がどこまで対応しているのか一目で分かれば、急な問い合わせにも対応しやすくなるでしょう。また、進み具合に応じて、ほかの従業員がサポートに入るなどの対応も取りやすくなります。
進捗状況を共有することで、特定の人に頼らず業務を進められる体制を整えられます。
法務業務の属人化解消にはリーガルテックツールの導入・活用もおすすめ
法務業務の属人化を解消しようにも、個人の工夫だけでは限界があるケースも少なくありません。そのような場合は、リーガルテックツールの活用が役立ちます。
たとえば、デジタルツールの導入により契約書を一元管理できれば、過去の内容を誰でも手軽に確認できます。
また、進捗状況をツールで自動共有できれば、担当者に聞かなくても状況を把握することが可能です。ツールによる仕組みで支えることで、属人化を無理なく解消できます。
まとめ
法務業務の属人化は特別な問題ではなく、多くの企業で起こり得るものです。しかし、業務内容の整理や情報共有、進捗の可視化などに取り組めば、状況を改善することは十分可能です。
また、必要に応じてリーガルテックツールを活用すれば、無理なく対策を進められます。今回の内容を参考に、自社の法務体制を一度振り返ってみてはいかがでしょうか。改善点に気づいたなら、小さな見直しから始めることが大切です。
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