契約管理とは？ 役割と重要性を解説
契約管理とは、契約の締結から完了までの工程を適切に行うことです。企業の法的リスクや不要な損失を防ぐ重要な業務です。
契約管理の目的と企業における役割
契約管理の主な目的は、契約に基づく債務履行の徹底と、自社の権利の保護です。企業活動において納期や支払い条件などの契約内容が遵守されなければ、取引先への損害賠償が必要になったり、社会的信用を失ったりする可能性もあります。
契約管理は、各部門の契約状況を可視化し、組織全体でコンプライアンスを遵守できる状態を維持することが重要です。
契約管理の重要性が高まる理由
近年はコンプライアンス意識の向上やガバナンス強化が求められており、契約管理の重要性が高まっています。また、電子帳簿保存法の近年の改正やテレワークの定着により、紙と電子データが混在する複雑な管理環境への対応も必要です。
多様化する取引形態に合わせ、正確に契約情報を参照できる体制を整えることが、企業の迅速な意思決定に寄与します。
契約管理における課題は？
契約管理を実行するうえで、書類ならではの物理的な制約（手作業による検索性の低さや属人化、Excel管理による入力ミスなど）が課題となっています。
検索性の低さ
契約書が適切に整理されていなければ、有事の際も迅速に情報を参照できません。特に紙の契約書をファイリングして保管している場合、特定の条項や有効期限を確認するために、膨大な書類のなかから探し出す手間がかかります。
また、取引先からの問い合わせ対応の際も、検索性が低いと相手を長時間待たせることになります。
管理の属人化
契約管理のプロセスが特定の担当者に依存する属人化も、重大な課題です。担当者しか保管場所や更新状況を把握していない状態では、担当者の不在時や退職時に業務が停滞します。また、情報の共有不足によって他の人が契約内容を把握できなければ、二重契約や条件の不一致が生じる恐れもあります。
管理ルールの徹底不足による運用のばらつき
明確な管理ルールが整備されていない場合、部署や担当者ごとに保管方法や台帳への記入形式にばらつきが生じます。また、原本の所在が不明確であったり、スキャンデータの登録名が統一されていなかったりすると、組織として一貫した運用をすることはできません。管理ルールが整備されないままでは、管理体制の脆弱化を招きます。
Excel管理による更新漏れや入力ミス
多くの企業が利用しているExcelやスプレッドシートを使用した台帳管理は、手作業によるミスや更新漏れが生じるリスクが伴います。契約件数が数百、数千と増えるにつれて、データの不整合に気づけず、正確な状況把握が難しくなるでしょう。
契約管理の不備が招く5つのリスク
契約管理の不備は法的紛争や情報漏洩、更新忘れなどによる損失を招きます。
1. 契約内容の見落としによる法的リスク
契約内容を正確に把握していない場合、意図せず契約違反を犯すリスクがあります。たとえば禁止事項の見落としは、多額の損害賠償請求や契約解除に発展しかねません。また、法改正への対応が遅れると、既存の契約内容が法令に抵触し、コンプライアンス違反とみなされる可能性もあります。
2. 情報漏洩につながるセキュリティリスク
契約書に記載されている内容には、取引価格や知的財産、個人情報などの秘匿性の高い情報も含まれます。一度でも情報漏洩が発生すれば、深刻な信用失墜を招き、法的責任も問われかねません。また、誰でも容易に書類を持ち出せたり閲覧できたりするような環境は、管理体制に不備があると言わざるを得ません。内部不正のリスクも高まります。
3. 更新忘れによる経済的リスク
更新忘れや解約の遅延によって起こるのが、不要なコストの発生です。利用していないサービスの契約が継続される一方で、必要な契約が更新されずに終了してしまうと、最悪の場合は事業の停止も避けられません。
特にサブスクリプション型の契約が増加している現代において、契約期間の管理不足は大きな経済的損失を発生させます。
4. トラブルにより取引先の信頼を失うリスク
契約内容に反する行為や納期の遅延を繰り返せば、取引先からの信頼を失います。ヒューマンエラーでもミスが度重なれば、「管理体制が不十分な企業」と判断され、次回の契約更新を拒絶されたり、新規取引の機会を逃したりするでしょう。
契約管理の不備は、単なる社内の問題にとどまらず、市場における自社の価値を低下させる要因となります。
5. 内部統制の不備による経営リスク
契約管理が適切に行われていない場合、J-SOX法（内部統制報告制度）に違反しているとみなされる可能性があります。契約の承認フローが不明確であったり、締結後の書面が適切に保管されていなかったりする企業は、監査法人から指摘を受けます。
健全な企業経営を証明するためにも、ルールに即した契約管理が必要です。
契約管理におけるリスク対策のポイント
契約管理におけるリスク対策では、全工程のルール制定や責任所在の明確化、定期的な監査体制の構築が重要です。
保管・更新・廃棄まで管理ルール整備する
安全な契約管理のためには、まずは契約書のライフサイクルに合わせた規定の策定が必要です。作成時の命名規則や、原本と電子データの保管場所、法定保存期間を踏まえた廃棄手順などをマニュアル化しましょう。
ルールが統一されることで情報の分散を防ぎ、迅速に最新の契約内容を確認できるようになります。
責任者とフローを明確にする
契約の各プロセスにおいて「誰が」「いつ」「何を」行うのか、責任の所在とワークフローを明確にします。特に締結前の法務審査や、締結後の台帳登録、終了期限が近づいた際の通知など、各ステップの担当者を決めておくことが重要です。
定期チェックと監査を行う
構築したルールが適切に運用されているか、定期的なチェックと内部監査を実施します。台帳の記載内容と実際の契約書が合致しているか、期限管理が正常に機能しているかを確認する機会を設けましょう。
定期的なチェック体制を整え、ミスを早期に発見できれば、効率的な改善につなげられます。
契約管理システムを導入するメリット
契約管理システムは、検索性の向上や期限管理の自動化を実現し、業務効率化と高度なセキュリティ体制の構築を両立します。
契約書の一元管理の実現
契約管理システムを導入することで、紙の契約書をスキャンしたデータと、元からデジタルで作成された電子契約の両方を一元管理できます。部署ごとに分散していた情報が1カ所に集約されるため、全社的な契約状況をリアルタイムで把握することが可能です。情報の断絶がなくなるため、組織全体でのガバナンス強化につながります。
検索機能や自動通知による業務効率化
契約管理システムなら高度な検索機能により、契約先名称や締結日、特定のキーワードなどを指定して、必要な契約書を素早く探し出せます。また、有効期限が近づいた際に担当者へ自動で通知を送るアラート機能もあるため、管理の手間を大幅に削減可能です。情報を探す時間とや確認漏れのリスクを最小限に抑え、本来注力したい業務に時間を割けるようになります。
アクセス制御によるセキュリティ強化
契約管理システムでは、ユーザーごとに閲覧や編集などの権限を細かく設定できます。たとえば、機密性の高い契約書に対してアクセス制限をかけることで、情報の持ち出しや不正な閲覧を構造的に防ぎ、安全性が高まります。
契約管理システムならデータを操作した記録も残るため、万が一データが上書きされた場合でも、「誰がいつ情報に触れたか」を確認できます。内部統制の観点からも非常に有益です。
契約更新や期限管理の自動化
契約管理システムなら、手動での管理ではミスが発生しがちな期限管理を自動化できます。たとえば、更新時期が近づくと自動的にワークフローが立ち上がるように設定することもできます。検討期間を十分に確保した上で適切な意思決定をすることが可能となるため、自動更新による不本意なコストの発生や、予期せぬ契約終了といった事態を回避できます。
電子契約との連携による運用の最適化
契約管理システムを電子契約サービスと連携させることで、締結から保管までの流れを完全にデジタル化できます。印紙代や郵送費の削減が可能な上に、書類の物理的な保管スペースも不要となります。オンライン上で完結する運用フローを構築することで、契約締結までの時間を短縮できます。
まとめ
契約管理は適切に行えば、リスクを抑えながら業務効率を高めることができます。過去の契約情報や判断基準を共有して活用できれば、効率的な運用が可能となります。
「MNTSQ」は大企業での導入実績が豊富で、契約書の文書管理にとどまらず、ナレッジの共有も可能です。大手法律事務所の監修によるひな形や条項チェック機能により、契約書の作成や確認もスムーズに進められます。契約管理を資産に変えるなら、ぜひ「MNTSQ」をご検討ください。
