CLM（契約ライフサイクル管理）とは？
CLM（契約ライフサイクル管理）とは、契約の作成から承認、締結後の管理や更新までを1つの流れとして整理し、全体を見渡せる状態にする考え方のことです。契約業務は担当者や部署が多数関わるため、滞留や抜け漏れが起きやすい傾向があります。ここでは、CLMが目指す目的や注目されるようになった背景、電子契約との違いについて解説します。
CLMの目的
CLMの目的は、契約関連の作業を統一し、負担の大きい業務を整えて効率を高めることです。作成・審査・承認などの流れを整理することで、情報へのアクセスが容易になり、進捗も把握しやすくなります。契約更新の管理精度も向上し、全体のリスクを下げられることが特徴です。
CLMが重要視される背景
クラウド化や事業拡大に伴い、契約数が増え続けた企業では法務業務が属人化しやすく、管理する負担も大きくなりがちでした。紙とデータが混在した環境では、検索や共有に時間がかかり、更新日の把握も難しくなります。こうした状況を改善するため、契約業務を一元的に扱えるCLMが注目されています。
CLMと電子契約サービスの違い
電子契約は、契約の締結をオンラインで行う仕組みであり、捺印や郵送の作業を省けることが特徴です。対してCLMは契約の準備段階から更新までを通じて管理する枠組みで、扱う領域が広い点に違いがあります。電子契約はあくまで工程の一部であり、CLMはその前後を含めてプロセス全体を整理します。
契約作成〜締結・管理までを一元化するCLMの全体像
契約業務は段階ごとに担当が分かれ、流れが分断されやすい業務です。ここでは、従来発生していた課題と、CLMで各工程がどう変わるのか解説します。
取引条件を反映した契約書の作成
従来は担当者が契約テンプレートを探し、取引条件に合わせて手作業で調整する必要があるため時間がかかっていました。修正履歴も整理しづらく、最新の内容が分からない場面も多くありました。CLMを導入すると契約テンプレートや過去の契約情報をすぐに参照でき、取引条件に合わせた契約書を効率的に作成できます。関連資料にもすぐアクセスできるため、作成作業をスムーズに進められます。
作成工程のやり直しを減らし、下書きの精度を保ちやすい環境が整います。
リスクを洗い出す契約内容の審査・レビュー
従来は担当者が全文を目視で確認する必要があり、抜け漏れやチェックの遅延が起きやすい状況でした。過去案件との比較も手間がかかり、リスクの特定に時間がかかることも大きな課題でした。CLMは注意すべき条文が自動で表示され、類似案件との比較もすぐに行えます。
レビューの精度が安定し、判断までのスピードも向上します。
合意内容を整える取引先との条件調整・交渉
従来は取引先とのやり取りの中で契約書の修正版が何度も作成され、最新版の判別がしにくく、調整にも余計な時間が必要でした。CLMでは更新履歴が自動で残るため、担当者が参照している契約書のバージョンを正確に把握できます。相手先とのやり取りも一画面で管理できるため、過去の修正を把握しやすくなり、交渉が止まりにくい状態をつくれます。
社内基準に基づく承認（稟議）の取得
従来は契約業務と稟議のワークフローが切り離されているケースが多く、どこで止まっているのか分かりにくく、承認までの時間が読めない状況でした。内容に加筆があった場合、再提出が必要になり進みが滞る問題もありました。
CLMを利用すると承認ステータスが自動で更新され、関係部署が内容を共通の画面で確認できます。流れが可視化され、承認までの遅延も抑えられます。
合意内容を確定させる契約の締結
従来は製本や押印、郵送などの作業が必要になり、距離やスケジュールの影響で遅れが生じることがありました。手戻りが発生した際も再作成が必要です。CLMでは電子署名の連携ができ、最新ファイルをそのまま使えるため締結が迅速になります。
押印作業も不要になり、やり取りにかかる時間とコストを抑えられます。
契約情報を維持・更新する契約書管理
従来は紙とデータが混在し、保存先が分かれることで検索や参照に時間がかかりました。更新日を把握できず、対応が遅れるリスクもある状況です。CLMなら全データを1つにまとめられ、期限のアラートを設定できます。履歴や関連情報も一覧で確認でき、管理作業の精度とスピードを高められます。
CLMを導入するメリット
CLMを導入すると、契約業務を全体で最適化できる状態が整います。ここでは、業務全体にどのような効果が生まれ、企業としてどのような成果につながるのか解説します。
契約書・関連情報を一元管理できる
CLM導入後は契約情報がシステムに集約されるため、探す時間が減り、複数部署が同じデータを基準に判断できるようになります。従来は資料や履歴の所在を分けて管理するケースが多く、確認に手間がかかる状況でした。
CLMでは必要なデータをすぐ取り出せるため、各工程で作業が止まりにくくなります。判断材料がすぐにそろうことで意思決定のスピードも高まります。
契約プロセスの属人化を防げる
CLMを導入すると、作業内容やステータスが可視化され、情報が特定の担当者に集中しにくい環境が整います。従来は担当の不在で作業が止まったり、内容の共有に時間がかかったりする問題が生じやすい状況でした。
CLMでは誰がどこまで進めているかが分かるため、引き継ぎが容易になり、組織全体での安定した運用につながります。
契約更新漏れなどのリスク管理ができる
契約期間の管理がシステムで自動化されるため、大きなトラブルにつながりやすい更新漏れを未然に防げます。従来は担当者の記録や個別管理に頼る場面が多く、対応が遅れるリスクがありました。CLMでは通知機能で重要な時期を把握でき、必要な見直しも早めに着手できます。ムダなコストを避け、契約の継続判断も適切に進められます。
CLMツールを導入・運用する流れ
CLMは段階ごとに進めれば大きな負担なく導入できます。ここでは、実際にツールを導入・運用する際の流れについて解説します。
1.契約管理業務の現状を把握・必要な機能を明確にする
最初に、自社が抱える課題や業務の流れを確認し、どの部分に負荷がかかっているかを整理します。紙・Excel・メールなど複数の管理手段が混在している企業は、どこを改善すべきか分かりにくい状況です。
現状を正確に把握することで必要な機能がはっきりし、ツール選びも進めやすくなります。最初に現状を把握できていれば、導入後の運用も安定しやすくなります。
2.CLMツールをリストアップし比較・選定する
必要な機能を明確にした後は、候補となるツールをリスト化して比較します。操作性やコスト、サポート体制などを確認し、自社との相性を判断する流れです。デモやトライアルを活用すると、操作のしやすさを確かめられます。
複数の観点で評価することで、導入後のミスマッチを防ぎやすくなり、使い始めてからの定着にもつながります。
3.選定したCLMツールを導入し社内で運用を開始する
導入の際は操作説明やルールづくりを行い、担当者が迷わず行える環境を整えます。最初は慣れない場面があるかもしれませんが、必要な作業を順に覚えていけば負担は軽くなります。定着を進めるには部署ごとに進めていきながら、定期的に全体研修や共通のマニュアルを作成するのが効果的です。
社内の理解が進むほど作業の流れが整い、CLMの効果を感じやすくなります。
4.社内フィードバックをもとに運用を見直し改善する
運用が始まった後は、担当者の声を定期的に集めて改善を進めます。画面の使いづらさや確認の手間など、小さな課題も共有し合うことが重要です。始めは仕組みを固めすぎず、必要に応じて柔軟に調整しましょう。改善を重ねていくほど負担が減り、ツールの活用範囲も自然と広がります。
CLMツールを選定する際の比較ポイント
CLMは製品ごとに特徴が異なるため、導入前の比較が欠かせません。ここでは、失敗を避けるために確認すべきポイントを具体的に解説します。
契約ライフサイクル全体をカバーしているかを確認する
作成・審査・承認・締結・更新管理までをまとめて取り扱えるかを最初に確認します。電子契約のように締結だけを担うツールでは、工程が分断されて効果を発揮しにくい状況が生まれます。逆に、契約前後の流れをまとめて扱えるツールであれば、作業の抜け漏れを防ぎやすく安心です。
どの範囲をサポートしているかを具体的に照らし合わせることが重要です。
自社に必要な機能が実装されているかを見極める
便利そうに見える機能であっても、自社の業務で生かせなければ負担が増えるだけです。まずは検索性、期限アラート、権限管理など、日々の運用で必ず使う機能がそろっているか確認します。その上で、担当者が迷わず使える操作性や画面構成もチェックしましょう。
実際の作業を想定し、定着しやすい仕組みかどうかを基準に検討すると選びやすくなります。
情報セキュリティ対策が十分かをチェックする
契約データは機密性が高いため、アクセス権限やログ管理が整っているか詳しく確認しましょう。公開範囲を細かく制御できないツールは、不要なリスクにつながりやすいため注意が必要です。反対に、権限設定やデータ暗号化を標準で備えるツールであれば安心性が高いといえます。
契約情報の保管場所や障害時の対応体制など、資料だけで分からないことがあれば、直接確認しましょう。
まとめ
契約業務は作成から締結後の管理まで工程が多く、情報が散在すると負担が増えやすい状況です。CLMを導入すると、契約データの整理やナレッジ活用が進み、部門間の連携も取りやすくなります。作業の属人化を抑えられるだけでなく、法務と事業部のやり取りの円滑化も可能です。
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