契約管理とは？
契約管理とは、取引先と交わした契約内容や関係書類を全社で一元管理する業務です。契約書は営業が取引先と交渉を進め、法務や総務がチェック・承認するという流れで作られるため、必然的に複数の部署が関わります。
各部署でばらばらに保管していると、どれが最終版かわからなくなり、探すだけで何時間もかかってしまう事態になりかねません。期限がくると自動延長される契約もあれば、手続きしなければ終了する契約もあるため、期限を正確に把握して適切に対応する体制が不可欠です。
契約管理に注力するメリット
契約管理を適切に行うことで、企業は複数の面で恩恵を受けられます。
機密情報の漏えいを防げる
契約書を一か所に集めて管理する仕組みを整えれば、記載された機密情報の流出リスクを大幅に減らせます。担当者が各自のデスクや個人フォルダに保管している状況では、紛失や盗難の危険性が高まるばかりです。
契約書には取引条件や金額といった重要情報が含まれており、万が一外部へ漏れれば企業の信用を大きく損ない、相手企業から損害賠償を請求される事態も起こりえます。
契約更新のタイミングを正確に把握できる
期限前に解約しなければ自動延長される契約がある一方で、更新手続きを取らないと契約が切れる契約も存在します。契約書の扱いがずさんだと、期限や更新の要否を正確に認識できません。不要な契約を誤って延長してコストが発生したり、契約が切れているにも関わらず、取引を継続したりする危険があります。
契約管理を適切に行えば更新時期をあらかじめ把握でき、余裕を持って契約内容の見直しや条件交渉ができるようになります。
既存の契約書を検索しやすい
契約管理を一元管理すれば、契約書の検索性が格段に向上します。取引中にトラブルが起きたときは契約書を見て解約条件や賠償ルールを確かめる必要があります。また、同じ取引先と新しい契約を結ぶ際には以前の契約と矛盾がないか照合しなければなりません。
契約書が社内のあちこちに散らばっていると、目当ての書類を探し出すだけで膨大な時間を費やしてしまいます。
契約管理の重要な4つのポイント
契約管理では次の4つの視点を意識した体制作りが重要になります。
1. 一元管理
一元管理とは、締結した契約書全てを契約管理部門に集めて統一的に管理する方式を指します。保管部署がばらばらだと、必要とする人が目的の契約書をすぐに取り出せる環境を作るのは至難の業です。契約書を一元管理すれば適切なアクセス権を設定でき、検索のしやすさも飛躍的に高まります。
2. 内容管理
多くの企業は効率化のために標準の契約書の雛型を用意していますが、取引内容によっては通常と異なる条件で契約を結ぶことがあります。自社基準から外れる特殊な条項は個別に把握して扱う必要があります。
契約管理部門と実務部署で情報共有し、契約違反が起きていないか契約締結前にチェックする運用が望ましいです。
3. 項目管理
項目管理とは契約管理台帳を作り、締結した契約書の重要項目を整理することです。当事者名、金額、締結日、期間、支払周期、自動更新の有無といった契約書の基本データに加え、担当部署、担当者、稟議番号などの管理データを台帳にまとめます。項目管理を適切に行えば各契約の注意点がひと目でわかるようになります。
4. 期限管理
契約の状態を正しく把握し、適切な時期に更新や解約の手続きをするには期限管理が欠かせません。有効期間の開始日と終了日、自動更新の有無、解約の条件や手順といった事項を管理対象にすべきです。
ソフトウェアライセンス契約、定期建物賃貸借契約、システム開発委託契約などは期限管理が特に重要になります。
契約管理において行うべき5つのこと
企業が契約管理を進める際には次の5つの取り組みが必要です。
1. 管理部署・担当者の決定
まず契約管理を受け持つ部署と責任者を決めます。特別な理由がなければ、取引を直接扱う営業ではなく法務や総務といった後方支援部門に管理部署を置き、適任者を選ぶのが妥当でしょう。
契約管理はコンプライアンスやガバナンスに直結する業務なので、専門知識を持っている部署が担当することで強固な体制を作れます。
2. 契約書保管方法の決定
次に契約書の保管方法を決めます。原本だけを保管するか、原本と電子ファイル（PDFなど）の両方を保管するかを選択することになりますが、検索性や使い勝手を考えると両方を持っておく方が便利です。
どちらを選ぶにしても情報セキュリティには十分気を配る必要があります。
3. 契約に関する社内ルールの策定
契約管理部門や保管方法が確立したら、具体的な契約管理の流れや守るべき事項を定めた社内ルール（マニュアル含む）を作ります。契約管理の担当部署や責任者、契約書の保管場所や保管方法、申請手順、取り扱い方を明確に定める必要があります。
情報流出などのリスクを最小限に抑える規定を盛り込むことが肝心です。
4. 契約管理台帳の作成
契約管理を行う場合、契約管理台帳の作成は必須です。契約書番号や名称、種類などの管理項目を洗い出し、何を管理するか明確にします。洗い出した項目をもとにExcelや契約管理システムを使って台帳のフォーマットを作成します。
フォーマットができたら契約書の情報を入力します。正確で統一感のある入力を心がけましょう。
5. 契約管理ルールの社内への周知
契約管理の社内ルールを作ったら、その内容を組織全体に周知し、必要であれば研修を行いましょう。一元管理による契約管理の適正化につながります。契約管理の担当部署が中心になって詳しい流れや守るべき事項を説明すれば、ルールを早く社内に浸透させられます。
契約管理システムを導入するメリット
自社に合った契約管理システムを導入すれば、契約管理業務の適正化と効率化を同時に実現できます。
契約書の保管コストが下がる
契約管理システムを導入すれば、契約書の検索性や管理効率が向上します。さらに紙での契約から電子契約へ移行することで、保管スペースを大きく削減できます。テレワークの広がりにより進んでいるオフィススペース縮小の動きにも、電子契約への移行は合致します。
電子契約が主流になれば、紙の契約書を保管するためのキャビネットや書庫を削減でき、執務スペースを有効活用できます。また、印刷費や郵送費、さらには書庫の維持管理費といったコストも削減できます。
セキュリティが強化できる
一般的な契約管理システムはアクセス権やパスワードの設定ができるなど、契約書データの外部流出を防ぐ機能が標準で備わっています。自社で独自に対策を講じるより、専門ノウハウが詰まったシステムの機能を活用した方が効果的に情報セキュリティを高められます。
部署や担当者ごとに閲覧権を細かく設定できるものも多くあり、機密情報の流出リスクを大幅に下げることが可能です。
過去の契約の検索が効率化する
契約管理システムを導入する最大の利点は、過去の契約を簡単に探せることです。紙で保管している場合、保管場所へ行き、該当ファイルを探し、さらに契約書を1枚ずつめくって確認するという作業が必要になります。
契約管理システムは全文検索機能が備わったものもあり、うまく使いこなせば必要な契約書をすぐに見つけられます。
まとめ
契約管理は企業のリスク対策と業務効率化の両面で重要な業務です。一元管理、内容管理、項目管理、期限管理という4つの視点を押さえれば適切な契約管理の仕組みを作れます。管理部署・担当者の決定、契約書保管方法の決定、社内ルールの策定、契約管理台帳の作成、社内への周知という5つのステップを着実に実行すれば組織全体での契約管理が実現します。
契約管理システムを導入すれば保管コストの削減、セキュリティの強化、検索の効率化といった利点を得られ、契約管理業務を大幅に改善できるでしょう。
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