契約書管理とは
契約書管理とは、企業が取り交わした契約書を安全に保管し、必要なときにすぐ確認できるよう整えることです。契約書は、取引条件や権利・義務を明確にする重要な書類であり、万一のトラブル時には判断の根拠となります。
そのため、締結後も内容や保管状況を正確に把握し、必要なときにすぐ取り出せる状態を保つことが欠かせません。近年は紙の契約書に加えて、電子契約やスキャンデータを活用する企業が増えています。
適切な管理ができていない場合に生じるリスク
契約書を単に保管しているだけでは十分な管理とはいえず、管理体制やルールの不備は業務効率やリスクマネジメントに影響します。代表的な4つのリスクを解説します。
契約書の確認や修正に余計な工数が発生する
契約書が整理されていないと、目的の書類を探すだけで多くの時間を費やしてしまいます。確認不足のまま進めた結果、納期や内容の勘違いによってスケジュール調整や作業のやり直しが発生することもあり得るでしょう。また、複数担当者が異なるバージョンを参照すると、誤った内容で承認や修正が行われるリスクもあります。
契約期限の見落としや自動延長のリスクがある
契約期間や更新時期を把握していないと、更新漏れや不要な自動延長が発生するおそれがあります。たとえば、見直し予定だった契約が更新期限を過ぎてそのまま継続されると、機会損失や余計なコストが発生し、取引先との信頼関係にも悪影響を及ぼします。
担当者不在時にトラブルが発生する
管理や更新が一部担当者に依存している場合、その担当者が異動・休職・退職すると業務が滞る可能性があります。契約内容を把握している人が限られていると、後任者は状況を把握できず、重要な対応が遅れることもあるでしょう。保管場所やファイル名のルールが個人任せでは、後任者への引き継ぎが困難になります。
情報漏洩や改ざんの可能性がある
契約書には取引条件や顧客情報、金額など機密情報が含まれます。適切な管理ができていない状態では、部外者による閲覧や無断での持ち出し、書類の紛失といったトラブルも起こりやすくなるでしょう。また、権限管理が曖昧では、改ざんや削除が行われても気づけず、企業の信用低下や法的トラブルにつながるおそれがあります。
契約書管理を改善するために見直すべきポイント
ここでは、契約書管理を改善するために見直すべき2つのポイントについて解説します。
管理ルールや運用体制の整備
契約書管理を改善するには、まず管理ルールや運用体制を整えることが基本です。担当部門や責任者を明確にし、契約書の仕分けや保管手順、管理台帳の記入方法などを規定しましょう。
有効期限や自動更新の管理、閲覧権限やアクセスログのルール化も重要です。これにより属人化を防ぎ、検索や確認の迅速化、誤った修正や重複管理のリスクも抑えられます。
電子契約・クラウド管理による効率化
契約書管理の効率化には、電子契約やクラウドによる一元管理が有効です。契約の締結から保存までオンラインで完結させることで、紙の紛失や保管スペースの課題を解消できます。また、クラウド上で情報を統一管理すれば、部署や担当者による管理のばらつきをなくし、全社での統一運用が可能です。
多くのシステムでは、有効期限通知や検索、閲覧制限、ログ管理などのセキュリティ機能も備わっており、効率と安全性を同時に高められます。
契約書管理システムを導入することで得られる具体的なメリット
ここでは、契約書管理システムの導入による具体的なメリットを確認しておきましょう。
作業効率が高まる
契約書の作成から保存、検索、承認までを一元管理できるため、従来の手作業で発生していた仕分けやファイリング、確認作業の手間を大幅に削減できます。テンプレートや自動入力機能で作成スピードも向上し、担当者間の情報共有も容易になるでしょう。さらに、検索・フィルタ機能により必要な契約書を瞬時に参照でき、業務のスピードと正確性が高まります。
更新漏れや無駄な自動更新が防止できる
契約書管理システムには、有効期限や更新期限を自動追跡し、期限が近づくと通知する機能が備わっています。担当者の失念や不要な自動延長を防ぎ、契約更新や再交渉のタイミングを適切に管理できます。
担当者依存の作業をなくせる
契約書や関連情報を一元管理することで、特定の担当者に知識や管理が偏る状況を防げます。システム内で契約書の所在や管理状況が可視化されているため、異動や退職があっても後任者が迷わず引き継げ、業務の停滞や混乱を避けられるでしょう。
漏洩リスクが抑えられる
アクセス権限を細かく設定でき、閲覧や編集の記録も残せるため、不正利用や改ざんを防ぎ、高いセキュリティを維持できるようになります。また、タイムスタンプや電子署名で契約書の真正性も担保され、紙運用より安全性が向上します。
契約書管理システムの種類
契約書管理システムには、目的や管理範囲によっていくつかのタイプがあります。ここでは主な3つのタイプに分けて、それぞれの特徴を紹介します。
契約の作成から締結・管理まで一括で行えるシステム
契約書の作成、承認、締結、保管までを一元管理できるタイプです。複数ツールを使い分ける必要がなく、契約の進捗もひと目で把握できます。電子署名やワークフロー、AIによる契約書チェック機能なども備わっており、法務部門だけでなく営業や総務でも活用可能です。
締結後の契約書データを台帳に自動反映できるため、更新漏れや重複登録などのミスも防げます。このタイプは、契約業務全体を効率化したい企業や電子契約を導入して業務を一本化したい企業に適しています。
契約書管理業務に特化した管理専用システム
契約締結は別ツールで行い、契約書の保管・検索・台帳管理に特化したタイプです。契約件数が多く管理業務に時間がかかっている企業に向いています。PDFやスキャンデータをアップロードするだけで、AIが契約情報を自動抽出・リスト化してくれるシステムもあり、入力作業を大幅に削減できます。
契約満了日や更新日を自動通知する機能も備えており、契約更新漏れの防止にも役立ちます。すでに電子契約を導入済みで管理部分だけ強化したい企業におすすめです。
紙の契約書も含めてデジタル化できるハイブリッド型システム
紙の契約書と電子契約書の両方をまとめて管理できるタイプです。過去の紙契約書が多く残っている企業でも、スキャンしてOCRでデータ化すれば検索や更新管理が容易になります。スキャン代行や原本保管サービスを利用すれば、物理スペースを削減しつつ安全に管理できます。段階的にデジタル管理へ移行したい企業に最適です。
自社に最適な契約書管理システムを選ぶ7つのポイント
ここでは、契約書管理システムを選ぶ際に押さえておきたい7つのポイントを紹介します。
1.自社に必要な機能が揃っているか確認する
まず確認すべきは、自社が求める機能を備えているかどうかです。契約書管理システムには、契約書の作成・保管・検索・更新・共有など、さまざまな機能があります。とはいえ、全ての機能が必要とは限りません。
たとえば、「契約書の管理だけで十分」なのか、「作成から締結までを一元管理したい」のかによって、必要な機能は異なります。業務範囲と課題を整理し、自社にとって本当に必要な機能をリストアップしておくとよいでしょう。
2.現場での操作性を評価する
システムを使うのは、法務担当者だけではありません。営業や総務など、ITに詳しくない従業員も日常的に操作する可能性があります。そのため、直感的に操作できるデザインか、必要な情報にすぐアクセスできるかといった使いやすさが重要です。導入前には、デモ版やトライアルを試し、画面の見やすさや操作の手順、検索のしやすさなどを実際に確認しましょう。
3.電子契約サービスと連携できるか調べる
管理システムを選ぶ際は、電子契約ツールとの連携可否を確認しましょう。連携に対応していれば、電子で結んだ契約がそのままシステム内に格納され、手入力やファイル移動の手間が省けます。データが自動反映されるため、記入ミスや登録忘れも起きにくくなるでしょう。
4.既存業務システムとの接続性を確認する
会計システムやCRM（顧客管理）、人事管理システムなど、既存の業務ツールとスムーズに連携できるかも重要な判断基準です。連携ができれば、契約情報を自動で反映でき、手動入力の手間やミスを減らせます。
システム間のデータ連携が難しい場合、業務が二重化し、かえって効率が落ちてしまうこともあります。導入前に、APIや外部連携の対応範囲を必ず確認しておきましょう。
5.セキュリティ機能を確認・比較する
契約書には、企業の機密情報が数多く含まれています。そのため、システム選定ではセキュリティ機能の充実度が欠かせません。具体的には、アクセス制御・多要素認証・通信やデータの暗号化・ログ管理などが備わっているかを確認しましょう。より高い安全性を求める場合は、ISMS認証などの国際規格を取得しているサービスを選ぶと安心です。
6.サポート体制の内容を把握する
導入後の運用をスムーズに進めるには、ベンダーのサポート体制も重要です。トラブル発生時にすぐ対応してもらえるか、問い合わせ手段（電話・メール・チャット）は充実しているかを確認しておきましょう。また、操作マニュアルやFAQ、ユーザー教育の仕組みがあると、社内定着もスムーズです。
7.更新期限の通知アラート機能を活用できるか確認する
契約の更新漏れは、思わぬトラブルを招く原因になります。契約書管理システムには、契約期限を自動で知らせるアラート機能が搭載されているものがあります。更新日や解約期限を事前に通知できれば、担当者の負担を軽減し、リスクを未然に防止できます。複数契約を扱う企業ほど、こうした機能の有無が業務効率に直結します。
まとめ
契約書管理システムを選ぶ際は、自社に合った機能や使いやすさ、セキュリティやサポート体制、連携機能などを総合的に見極めることが重要です。こうしたポイントを押さえることで、業務効率化やリスク管理の強化に直結する最適なシステム選びが可能になります。
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